Introducción
El pasado SABADO, 17 DE ABRIL, el Gimnasio Internacional de Medellín realizó con un gran éxito su tradicional VIEJOTECA, que tuvo como propósito fundamental el de cohesionar a la comunidad. El evento sirvió para integrar a propios y a extraños ya que contamos con casi el cien por ciento de nuestro público natural y por supuesto con la asistencia y la participación de familias invitadas, lo mismo que con ampliocírculo de amigos de los alumnos y una nutrida asistencia de los exalumnos. Las instalaciones del colegio se adecuaron para recibir cálidamente a toda la comunidad gimnasiana en este importante evento.
Por otro lado, en todo el desarrollo del evento pudimos contar con variados espacios de baile, fonda y comidas. Asimismo y dada la hora y extensión del evento se dispuso de una guardería, para facilitarle a los padres la tranquilidad dentro de la fiesta; en este lugar los niños jugaron, compartieron, disfrutaron de bellas películas y hasta durmieron y lo más importante gozaron de un ambiente rico y apropiado mientras sus padres disfrutaban con toda confianza y seguridad de la programación para adultos.
Como resultados más importantes, de acuerdo a los objetivos que nos trazamos, podemos señalar los siguientes:
1. Cohesión y Proyección
Desde que se empezó a organizar la viejoteca, hubo un gran entusiasmo y compromiso por parte de todos los miembros de la comunidad educativa. El comité de Proyección Cultural, en trabajo conjunto con la rectoría, el Consejo de Padres y el profesor William Baena, estuvo pendiente en todo el proceso de organización y desarrollo del evento, lo cual les consumió varios días de trabajo. A la hora del evento todos compartimos un clima de camaradería e integración, las instalaciones del colegio estaban bellamente dispuestas para la actividad. En esta ocasión la participación de los egresados fue consistente, hubo muy buena asistencia por parte de estos. Todos en la actividad disfrutamos de un clima de familiaridad, libertad y alegría que siempre nos ha caracterizado. Los alumnos disfrutaron de la compañía de sus amigos.
2. Desempeño Musical
En este aspecto la viejoteca también fue de gran éxito por que el grupo de música contemporánea y los ensambles básicos se presentaron con un amplio y bien montado repertorio que a los padres y a los invitados gustó, sin embargo deben recalcarse que todos los grupos deben hacer una selección de música más apropiada para la ocasión y haber aprovechado mejor la encuesta que se aplicó en el primer taller con padres. A su vez los exalumnos no se quedaron atrás y se hicieron presentes interpretando música variada y propia para la ocasión, así mismo los profesores músicos del colegio y algunos de la escuela de música también nos deleitaron con un buen repertorio.
3. Finanzas y Organización
Como dijimos antes bajo el liderato del Comité de Proyección Cultual y de la recetoría y aprovechando la experiencia acumulada, la organización efectiva del evento se distribuyó en comisiones especializadas de trabajo en donde se repartieron las tareas entre padres, maestros, alumnos; fue así como la fiesta se desarrolló sin contratiempos y sin recarga de trabajo concentrada sólo en algunos pocos.
Los resultados financieros fueron los siguientes:
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INGRESOS= 10,216,750.00 |
EGRESOS= 6,708,721.00 |
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Venta de boletas |
4,553,000 |
Licores |
1,912,183 |
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Licores |
3,201,000 |
Música, sonido |
1,840.000 |
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Comidas |
2,462,700 |
Comidas |
1,533,344 |
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Logística |
1213194 |
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Publicidad |
21000 |
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UTILIDAD NETA= 4,553,029.00 BALANCE EFECTIVO EN CAJA: 3,508,029.00 DINERO DE BOLETAS POR RECAUDAR= 1,045,000.00 |
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4. Desempeño de los Comités
1. Comité de Comidas:
Este comité estuvo a cargo del grupo Mirmidones, los cuales realizaron unas reuniones previas y consolidaron una buena oferta de comidas, así mismo plantearon una buena organización de éstas y lograron donaciones muy apropiadas para la ocasión. Fue muy destacad la participación de los padres de familia durante el evento cumpliendo un cronograma de trabajo.
2. Comité de Logística:
Sin mucha participación de los padres, el grupo de Leones enfrento cada una de las funciones que les correspondía, de esta manera se garantizó un buen desarrollo del evento en cuanto a disposición y adecuación del lugar.
3. Comité de Seguridad y meseros:
Los encargados eran los dragones, quienes, pese a que hicieron un plan de trabajo a última hora finalmente cumplieron con lo que les correspondía, sin embargo es el comité que más lecciones debe sacar.
4. Comité de la fonda:
La responsabilidad del montaje y manejo de esta le correspondía a los alumnos del grado once los cuales pese a los pocos alumnos que son, fueron incapaces de congregarse alrededor de este objetivo, la fonda se convirtió en un lugar para vender licor y finalmente resultaron trabajando y comprometidos solo dos alumnos de once y otras personas que colaboraron.
5. Comité de Miniteka:
Los encargados de este comité eran los alumnos del grado décimo a petición de ellos mismos que tenían intenciones de empezar a recaudar fondos para sus proyectos de graduación, pese a las buenas intenciones y a los muchos intentos de organización fueron absolutamente incompetentes en la actividad, pues mostraron graves problemas tanto en su planeación como en su desarrollo, de hecho el día del evento estuvo turbado por varios episodios que le restaron brillo al evento (venta de licor, desorden en la entrada, desorden en la venta de dulces, falta de liderazgo, falta de trabajo en equipo…).
6. Comité de Decoración y guardería
Con la muy buena participación de dos madres de Centro Infantil, y con la activa participación de las maestras, este grupo cumplió con lujo de detalles sus funciones, dispusieron muy bellamente las instalaciones para la ocasión y atendieron con lujo de detalles a los usuarios de la guardería.
5. LECCIONES APRENDIDAS
- Realizar montaje de música apropiada y más corto los repertorios.
- La selección de los meseros debe ser a partir del grado séptimo, así mismo se deben designar mayor cantidad de acuerdo a la magnitud del evento.
- Realizar un mejor plan de bienvenida, así mismo para la seguridad
- Anticipar adecuadamente el plan de donaciones
Nuestros más sinceros agradecimientos a:
Los padres de Mirmidones, especialmente a la Familia Espinal, a la familia Escobar Zapata, Gaviria Arenas, Saez Pineda, Zuluaga Botero, Nora Carvajal, Acevedo Sánchez, Adriana Sánchez, Erika Wolf.
Y a todas las personas que se vincularon de una u otra manera en este evento. Por significativo y constante apoyo en la organización y desarrollo de éste, MIL Y MIL GRACIAS.
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